Você precisa realizar uma série de atividades diariamente no seu hotel, como reservas de quartos para hóspedes, check in, check out, controle do fluxo de caixa, entre tantas outras tarefas. Já pensou em contar com a tecnologia como aliada nesses e em outros processos?
Saiba que é exatamente isso que um sistema de gestão hoteleira pode fazer por você. Além de auxiliar na organização das informações e dos dados do estabelecimento e no controle dos processos, esse tipo de tecnologia ainda permite que você automatize uma série de atividades operacionais, aumentando a qualidade do atendimento ao cliente e melhorando a gestão hoteleira como um todo.
Contudo, como escolher um bom sistema de gestão hoteleira para o seu negócio? Descubra agora o que você pode fazer!
Avalie as funcionalidades do sistema de gestão
O primeiro ponto que você deve considerar na hora de escolher um sistema de gestão hoteleira são as funcionalidades que o software apresenta. Afinal, é importante garantir que ele será capaz de atender às suas necessidades e realizar todas as atividades que você precisa.
Algumas das funcionalidades que não podem ficar de fora são:
- acompanhamento da ocupação do seu hotel, com calendário de quartos disponíveis e ocupados de acordo com as datas;
- gestão do consumo dos hóspedes;
- controle de caixa;
- cadastro de clientes;
- funcionalidades de check in e check out.
Essas são apenas algumas funcionalidades essenciais. É importante notar que o software mais completo pode ou não ser o mais adequado para o seu hotel, uma vez que a quantidade de funções não é sinônimo de qualidade. Portanto, nesse momento, avalie muito bem as atividades que você precisa que um sistema de gestão hoteleira realize e crie a sua própria lista.
Busque referências das empresas
Os softwares são criados, na maioria das vezes, por empresas que atuam especificamente no ramo de desenvolvimento de sistemas. Dessa forma, é essencial que você busque por referências da fornecedora na hora de escolher o melhor software.
Além de pesquisar referências em relação ao software e à confiabilidade do negócio, é importante que você consulte o atendimento e suporte oferecido. Isso porque, principalmente no início, pode ser que você e a sua equipe tenham dificuldades na hora de acessar determinada informação ou funcionalidade do software.
Nesse momento, é essencial que o time responsável pelo desenvolvimento esteja pronto para ajudar, de forma a evitar transtornos ou atrasos no atendimento ao cliente. Sendo assim, fique atento também aos canais de comunicação utilizados pela empresa para dar suporte ao seu hotel e disponibilidade oferecida.
Pense na integração com plataformas online
Os seus clientes estão cada vez mais conectados ao mundo online e, na hora de buscar uma hospedagem, utilizam sites e plataformas desenvolvidas exclusivamente para isso. Algumas permitem, inclusive, que ele realize as reservas diretamente pelo site.
Desse modo, é essencial que o sistema de gestão hoteleira possibilite essa integração, ou seja, reúna informações sobre as reservas feitas diretamente com o hotel e por meio de plataformas em um só lugar. Com isso, você evita uma série de problemas, como o desconhecimento de determinada reserva, esquecimento por parte dos colaboradores e até mesmo o temido overbooking.
Valorize a mobilidade
O seu hotel funciona 7 dias por semana, 24 horas por dia. Obviamente você não é capaz de estar presente no estabelecimento o tempo todo, tendo que se ausentar para descansar, realizar atividades de lazer e cuidar da sua vida pessoal. Você precisa, inclusive, tirar férias de tempos em tempos. E como fica a gestão do seu hotel nesses momentos?
É por isso que é tão importante avaliar também a mobilidade permitida por parte do software na hora de escolher um sistema de gestão hoteleira. Isso porque é importante que você seja capaz de consultar todas as informações do seu hotel de qualquer lugar, sem a necessidade de ir até o estabelecimento. Uma das tecnologias que permite isso é a computação em nuvem e alguns softwares já a utilizam para registrar os dados e informações dos hotéis cadastrados.
Pense na facilidade de uso
Imagine que você contratou um sistema de gestão hoteleira, mas na hora de utilizar teve grandes dificuldades. Apesar de o período de adaptação ser normal, alguns softwares valorizam a chamada usabilidade, ou seja, a facilidade de uso por parte dos clientes.
Portanto, pense nesse elemento na hora de escolher o sistema para o seu hotel. É importante que você e todos os seus colaboradores consigam visualizar e editar as informações com rapidez e eficiência. Além disso, o visual do software também conta muito nesse aspecto, sendo importante que vocês consigam ter uma ideia da ocupação do hotel, por exemplo, apenas olhando para a tela do sistema.
Invista em sistemas com acesso offline
A internet é uma constante na vida de muitas das pessoas. Dessa forma, quando há algum problema com esse sistema, a comunicação e acesso às informações podem falhar, gerando uma série de transtornos.
É importante que você também avalie a possibilidade de consultar o sistema em modo offline, mesmo diante de problemas de internet. Assim, você garante que as atividades básicas do seu hotel irão continuar em pleno funcionamento, sem prejuízos para o negócio e muito menos para os clientes.
Como você já sabe, um sistema de gestão hoteleira pode ser o maior aliado de uma gestão de qualidade e do oferecimento de serviços de excelência para os clientes. Porém, é importante ficar atento a alguns elementos na hora de escolher a melhor opção para o seu negócio.
Tente entender quais são os diferenciais de cada um dos softwares do mercado, valorizando o suporte oferecido pela empresa, a mobilidade, incluindo a possibilidade de acesso ao sistema pelo celular e a facilidade de uso. Com isso, você garante que irá investir em um software de qualidade, capaz de agregar valor ao seu negócio.
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