A maior preocupação de todo gestor hoteleiro é a taxa de ocupação, pois ao longo do ano ela recebe diversas intercorrências e pode variar conforme o período ou demandas específicas. O calendário de reservas do hotel é importante para melhorar o controle dessa taxa.

O empreendimento que não tem um controle estratégico e rigoroso sobre suas reservas pode ser surpreendido por problemas que envolvam seus hóspedes, funcionários e até os resultados financeiros.

Por isso, conhecer o perfil de reservas do hotel e trabalhar os números de maneira estratégica e positiva é essencial para agradar os hóspedes, mantê-los sempre fiéis e otimizar a receita gerada.

Um caminho seguro para alcançar bons resultados é planejar ações e combinar processos adequados à tecnologia disponível no mercado, para gerenciar o calendário de reservas do hotel. Acompanhe neste post como fazer uma gestão de maneira apropriada para garantir o controle e a organização das reservas do hotel.

Cadastro dos hóspedes

O cadastro de hóspedes é uma ferramenta chave para você conhecer o seu público-alvo. É um serviço fácil que pode ser incluído no próprio site do hotel. Uma página específica com um formulário simples em que o hóspede vai preencher com os seus dados.

As informações solicitadas são o nome completo de quem tem interesse pela reserva, data de nascimento, endereço, dados de contato como telefone e e-mail.

Por ser um ambiente totalmente online, é importante para o hotel disponibilizar um funcionário para resgatar todos os formulários preenchidos e analisá-los com atenção.

Por que isso é tão importante? Pois, essa ferramenta proporciona ao hoteleiro um conhecimento amplo e detalhado sobre seus hóspedes. Tendo isso em mãos, o desenvolvimento das estratégias de marketing serão mais assertivas.

Reconfirmação de reservas

As confirmações feitas pelo telefone ajudam a identificar a ocupação do hotel, mas para manter um controle ainda mais rigoroso e estratégico o hotel precisa investir em ferramentas que possam otimizar suas receitas.

Sistemas específicos permitem que o hoteleiro visualize todo o calendário de reservas do hotel, assim ele pode identificar com clareza os períodos de ocupação, a quantidade de quartos ocupados e vagos e ainda obter um acessível quadro das suas reservas pendentes, distinguindo com clareza as reservas que ainda estão previstas para confirmação.

Um controle mais de perto de cada reserva conta com um pagamento antecipado de parte do valor, como um sinal do acordo firmado com o hóspede. Nesse caso, se houver algum imprevisto que cause o cancelamento da reserva, o hotel tem sua parcela de garantia.

Sistema de gerenciamento na nuvem

Um sistema na nuvem é uma ferramenta importante para dar aos hóspedes e aos funcionários mais agilidade durante todo o processo de reserva, pois assim que a reserva é efetuada ela pode ser visualizada por todos os setores do hotel.

Os funcionários ficam mais disponíveis para efetuar outras atividades e ainda podem atender melhor durante o check-in ou check-out. Isso ocorre pois, com o seu mapa de reservas na nuvem, todos têm as informações online.

O que vai permitir visualizar os quartos que estão disponíveis ou ocupados, os que tiveram algum consumo ou os que estão bloqueados para limpeza. Assim, todo o funcionamento do hotel é aperfeiçoado promovendo uma experiência melhor para o cliente.

Segurança e organização das informações

Um sistema que tem segurança de informações garante aos hóspedes e aos administradores maior tranquilidade durante as transações, o que gera confiança ao informar os dados pessoais e confidenciais.

Durante o processo da reserva os dados coletados pelo sistema são criptografados, usando algoritmos e chaves de segurança. Dessa forma, o sigilo é mantido, pois somente usuários autorizados têm acesso aos dados.

A organização das informações pelo sistema garantem melhor controle financeiro do hotel, pois controlam todas as transações de entrada e saída, ou seja, receitas e despesas por período, o que facilita a análise de dados para otimizar da melhor forma o calendário de reservas do hotel.

Controle do calendário de reservas

Como mencionado no início do texto o hotel depende de sua taxa de ocupação para sobreviver e gerar lucro, por isso ter controle de todos os processos que envolvem os números de reservas faz toda diferença para o negócio.

O comportamento das reservas tem ligação direta com fatores como sazonalidade, eventos culturais e regionais, feriados e até mesmo a economia do país. Além disso, as taxas de cancelamentos e no show afetam os resultados mensais.

Para otimizar o calendário de reservas o hotel precisa realizar o controle diário de suas reservas criando análises rigorosas para favorecer o processo de Revenue Management, que vai proporcionar a programação de controle da sua ocupação e garantir análises seguras para melhorar a receita.

Todos os controles e processos precisam de funcionários treinados e capacitados para que sejam realizados com sucesso, mas é importante entender que nem todos os procedimentos podem ser controlados por pessoas.

Hoje, os clientes buscam informações e programam a maioria de suas viagens online, desejam encontrar todos os dados de hospedagem pela internet e preferem utilizar suas smartphones e computadores para fazer e confirmar as reservas com segurança e agilidade.

Por isso, no mercado existem sistemas desenvolvidos para atuar no controle rigoroso de reservas do hotel e assim gerar informações relevantes e úteis para tomada de decisão dos hóspedes e facilitar suas reservas.

Um sistema ideal oferece funcionalidades também para o hotel como o controle do calendário de reservas, cancelamentos, no show e overbooking. Também são interligados a gerenciadores como o Booking proporcionando conexão com outros portais de venda. Além de oferecer o backup de dados pela nuvem, que gera maior comodidade na busca de informações para os hóspedes e funcionários.

O hotelflow é um software capaz de oferecer todas as vantagens citadas neste post para gerar maior segurança dos dados, proporcionar informações a todos os setores do hotel e garantir a otimização do calendário de reservas.Para conhecer mais sobre o sistema e entender todas as suas funcionalidades, basta entrar em contato pelo site do hotelflow e garantir segurança e qualidade nos serviços do seu hotel.

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