Toda empresa, independentemente do ramo, em que atue no mercado precisa ter uma boa gestão de fornecedores. Não podemos esquecer que são eles, também, a base do negócio e fornecem os insumos necessários para o produto ou serviço ser feito da maneira mais adequada e passar a imagem para os clientes de credibilidade e qualidade.

Portanto, tenha em mente que a relação com os seus stakeholders precisa sempre ser amigável, transparente e planejada. A gestão está ligada a isso. Ao planejamento de relacionamento com os seus fornecedores. Dessa maneira, você pode garantir produtos sendo entregados certo e na data correta e ainda negociar preços mais facilmente.

Antes disso, você precisa averiguar se a gestão administrativa do seu negócio é clara, se os números e dados revelam realmente o que o hotel ou posada necessita quanto aos produtos. As tabelas de estoque têm o número exato da quantidade de produtos? Está dividida entre os tipos de produtos? Quem precisa saber dessas informações?

Não vale cobrar dos seus fornecedores atitudes de responsabilidade, se você também sabe administrar informações e números. Portanto, essa gestão está além de negociar preços, ela se refere às responsabilidades de ambas as partes.

Vamos ajudá-lo nessa caminhada com os seus stakeholders dando algumas dicas.

Manter um bom relacionamento com os fornecedores é essencial.

Como fazer uma gestão de fornecedores eficiente?

Vamos falar sobre a escolha de fornecedores. Ela é importante e deve ser feita baseada em pontos que você considera importante que um fornecedor tenha. Esses requisitos devem estar muito bem claros tanto para você como para sua equipe. E também para os seus stakeholders. Lembre do que foi dito logo acima, a transparência.

Para o seu fornecedor, precisa estar claro para que e por que você precisa dele. Existem várias maneiras de se avaliar um fornecedor, entre as mais comuns o uso de questionários com as características que você pontuou como importantes para que o andamento dos seus serviços seja eficiente.

Cada empresa tem critérios diferentes, mas há pontos em comum que não podem ser deixados de lado.

Critérios Gerais: qualidade na prestação de serviços. Qual o histórico desse fornecedor em relação a isso? Procure saber quais são seus clientes e se a qualidade do serviço é boa. Pesquisar hoje em dia pode evitar muitos problemas.

Agilidade de entrega: os produtos precisam chegar rápido e na data de entrega combinada. E, claro, na quantidade certa. Tente, nesse momento, pensar em fornecedores que estejam alocados mais perto da sua região, se for possível. Também tente saber sobre a logística de entrega deles.

Disponibilidade de produto: há uma boa disponibilidade do produto que você precisa? Entenda que atualmente os fornecedores estão diversificando o seu catálogo de produtos, para atender mais clientes. Às vezes, a disponibilidade daquele produto que o seu hotel mais necessita não é certa, até mesmo pela quantidade de clientes daquele produto.

Então, informe-se sobre a flexibilidade para mudanças em pedidos em termos de especificação, prazo de entrega e quantidade. Mudanças acontecem, então é necessário pesquisar se o seu fornecedor está preparado para elas. Se não estiver, quem sairá perdendo é seu hotel, pois isso acarreta a insatisfação do cliente.

Preço justo e de acordo com o mercado: mais uma vez, aqui vai a dica da pesquisa. Não tenha preguiça de pesquisar, é importante verificar se o preço é justo. Qual o preço dos outros fornecedores? Entre em contato, faça uma cotação e compare os preços. Não é perda de tempo. Todo esse planejamento tornará a gestão com os seus fornecedores melhor.

Muitos gestores reclamam dos serviços dos stakeholders, mas será que essas avaliações foram feitas?

Respeito por normas de segurança, meio ambiente e saúde: nada pior que ter fornecedores que não respeitam esses critérios, ainda mais do meio ambiente. Estamos falando aqui da imagem do seu hotel ou pousada. Sim, parece não haver essa relação, mas tenha certeza de que ela existe.

Vamos imaginar que, por alguma razão, o seu fornecedor foi acusado de violar alguma norma do meio ambiente. Isso saiu na mídia. Logo, vão procurar também para quem ele fornecia os produtos. E a pergunta a ser feita será: os clientes não sabiam dessas violações? E mesmo assim continuarão com os seus serviços?

Agora, se pergunte: Como isso afeta os meus clientes? E a imagem do meu hotel? Sim, as associações feitas serão péssimas. Então, coloque esse critério também no seu questionário.

Qual a importância de uma gestão com os fornecedores eficiente?

As dicas para escolha de fornecedores foram dadas, mas agora você precisa mantê-los e ter um bom relacionamento que seja eficiente para as partes envolvidas. É importante poder contar com os seus fornecedores, pois eles fornecem os insumos e matérias-primas para o seu negócio funcionar.

Essa gestão é um ponto estratégico para o andamento dos seus serviços. Além de representar a conquista por melhores preços e prazos, redução de custos para as despesas e um diferencial competitivo.

A gestão eficiente proporcionará uma redução de impactos negativos em processos e produtos e até mesmo a diminuição de falhas, já que você deixou claro desde o início para o seu fornecedor o que espera dele.

Você também vai conquistar mais confiança e segurança para cumprir prazos com os clientes. Essa parte só será conseguida se o seu relacionamento for transparente e se há uma troca de ideias. O seu fornecedor conhece-o e sabe a extrema necessidade de cumprir prazos.

Diante desse cenário, metas mais ousadas podem ser traçadas para o seu empreendimento. Um novo branding de marca para conquistas novos clientes, uma campanha de marketing que abranja vários canais.

Repare que, se você não tiver um bom fornecedor, essas metas não irão resultar em uma lucratividade maior. Ter mais clientes aumenta a quantidade de tipos de produtos e diminui o prazo de entrega.

A gestão de fornecedores cada vez mais ganha espaço de primeiro plano nas organizações. Esse contexto foi impulsionado pelo aumento do valor agregado dos produtos, serviços e matérias-primas adquiridos. Pela importação de produtos oriundos de outros países por causa da globalização, importar se tornou mais fácil e menos arriscado.

Então, o que se deve fazer é acompanhar o cenário de transformações para atuar no mercado competitivamente.

Como melhorar o relacionamento com esses colaboradores?

Vamos mostrar agora como você pode melhorar esse relacionamento. A gestão está confusa, não há troca de informações, o seu colaborador não passa credibilidade? Calma, tudo pode começar a entrar nos eixos seguindo alguns passos e fazendo algum planejamento.

Não esqueça que isso é um processo, ele se inicia e deve sempre ser mantido, como falamos acima.

Conheça seus fornecedores

Procure conhecer todos os fornecedores e os produtos que cada um oferece. A estrutura, quais são os setores, os responsáveis por esses setores, tente saber o contato deles. Casos de urgência podem aparecer, e saber com quem você deve falar nessas horas pode solucionar o problema mais rápido.

Traçar objetivos e organizar processos

Você precisa alinhar quais são as metas e objetivos do seu empreendimento. Sabendo disso, fica mais claro quais são as conquistas e benefícios que precisam ser alcançados. Faça um planejamento relacionando esses objetivos e descubra o que precisa ser melhorado. O que falta para conseguir alcançar essas metas?

Já sabe seus objetivos, agora é hora de viabilizar e definir processos. Um bom workflow para cada setor ajuda muito. Ele deve envolver todos os colaboradores de cada setor, deve ser definido em conjunto, ninguém trabalha sozinho, por mais que seja uma pessoa por setor.

Então, a opinião deles é relevante, isso também já passa para todos uma visão geral do processo e quais as necessidades de cada setor.

Definir objetivos é outro passo importante para melhorar o relacionamento com fornecedores.

Ética e Transparência

Um bom relacionamento vai ser construído se a base for a ética e a transparência.

Não é à toa que pedimos para você traçar os seus objetivos e definir processos. Eles precisam ser explicados para os seus fornecedores. Deixe que eles o conheçam. Isso abre espaço para eles também se deixarem conhecer. Por isso é muito importante o contato humano. Muitas negociações são fechadas pela internet. Não é errado e pode acontecer.

No entanto, é necessário um equilíbrio, fazer reuniões presenciais garante ótimos resultados. Saber quem são as pessoas envolvidas nos processos. Erros e problemas não devem ser escondidos por você e nem pelos seus fornecedores. Ou seja, precisa haver a ética de informar sobre o que ocorreu e a transparência em solucionar esse problema em parceria.

Converse sobre o feedback dos hóspedes

Esse feedback, sendo positivo ou negativo, deve ser informado. O negativo mostra onde deve ser melhorado. E o positivo revela o quanto ele é importante para você.

Com esses dados, ele consegue trabalhar melhor no atendimento, continuar fazendo o que está certo e solucionar o que está errado. Isso atinge você como cliente e também seus clientes, que estarão mais satisfeitos.

Fique sempre aberto a negociações

Muitas vezes, o que falta nos momentos de crise é a transparência, como já comentamos, e a disponibilidade para negociar.
Caso seja necessário reduzir custos, por exemplo, em vez de encerrar o contrato com um fornecedor, primeiro procure o responsável para explicar a situação e verifique se há possibilidade de negociar uma baixa nos custos. Negociar custos é uma prática que deve ser utilizada sempre na administração hoteleira.

Essa parte é essencial na gestão de fornecedores. Devemos sempre ter planejamento para crise e um bom relacionamento com os nossos colaboradores, porque nesses momentos todos estarão com dificuldades.

Lembre-se: essas práticas devem fazer parte da rotina do seu hotel!

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