Assim como a maioria dos empreendimentos, administrar um hotel requer grande atenção a uma série de detalhes e dedicação intensa, que pode ir muito além do horário de trabalho.

Afinal, há uma equipe que trabalha no local, que precisa estar treinada, satisfeita e motivada. Isso tem como consequência a satisfação do cliente, um dos principais objetivos de qualquer negócio.

Aliás, esse é um tópico que merece uma atenção especial. Um cliente satisfeito não é apenas a garantia de um serviço bem-feito. O seu estabelecimento torna-se prioridade, confirmando uma fidelização que pode durar anos.

Ademais, uma recomendação positiva traz novos clientes, que por sua vez, podem indicar seu hotel para várias outras pessoas.

Conheça agora 9 dicas para administrar uma pousada ou hotel que vão ajudá-lo a atingir os seus objetivos.

9 dicas certeiras para administrar de forma eficiente uma pousada ou hotel

Independentemente de tudo, é preciso ter uma visão global do negócio: pensar em todos os tópicos relacionados a um hotel. Também é necessário ter uma boa organização e gestão do tempo.

Confira as dicas abaixo.

1. Tenha uma boa equipe

Não é apenas o gestor o responsável por um bom andamento de um hotel. Todos os que estiverem participando do seu dia a dia cumprem um papel muito importante. Por isso, uma equipe de confiança é fundamental.

Para começar, pessoas competentes e comprometidas podem cumprir tarefas que o gestor esteja fazendo. Assim, ele tem mais tempo de se preocupar com atividades gerenciais, administrando o hotel de forma mais eficiente e direta.

É essencial também ter soluções que auxiliam o trabalho diário, como planilhas e agendas virtuais. Dessa maneira, todas as tarefas podem ser registradas e é possível que toda a equipe saiba de seu andamento.

Tudo pode ser lembrado, desde os afazeres mais burocráticos até outros referentes à segurança do trabalho. Isso dentro da prioridade que cada item exerce na administração de um hotel.

2 – Priorize os feedbacks

Muitas vezes, a correria do dia a dia faz com que certos detalhes (até aqueles importantes) passem despercebidos. Uma pessoa com visão mais externa pode enxergar isso melhor, pois está concentrada em determinados itens que o gestor não acompanha tão de perto.

Por isso, o feedback é tão importante, tanto de colaboradores quanto de clientes. É imprescindível que cada um deles tenha a liberdade de expressar o que pensa e sente, mesmo que não seja algo tão agradável assim.

Soluções simples, como deixar uma caixa de sugestões para os clientes ou um formulário a ser preenchido anonimamente por funcionários, são de grande valia. Todos esses comentários ajudam a identificar ações que estão ou não dando o resultado esperado, garantindo sua correção e manutenção.

3 – Surpreenda

Um bom gestor, não importando o seu ramo de atuação, não pode ficar na mesmice. Por isso, é interessante ter novidades que atendam todos os tipos de clientes.

Pode ser na culinária, com o oferecimento de pratos diferentes, ou serviços especiais para homens, mulheres, crianças ou idosos. Tudo vai depender de quem são os frequentadores de seu hotel. Faça um estudo de seu público-alvo e tenha algo que faça com que seus clientes queiram voltar outras vezes.

4 – Procure melhorar sempre

Por mais que seus clientes estejam muito satisfeitos e tudo esteja controlado na administração do hotel, sempre há momentos para pensar em tornar os serviços ainda melhores.

A zona de conforto pode ser perigosa, pois é aí que a concorrência avança. Portanto, invista em cursos para si mesmo e sua equipe, dedique um tempo de seu dia, ou semana, para fazer um brainstorming ou relaxar um pouco. Nesses momentos de tranquilidade, aparecem as melhores ideias.

Ler também é excelente para poder abrir a mente. O que não pode é se acomodar.

5 – Mude quando for necessário

Se mesmo quando tudo estiver indo bem você não pode ter medo de mudar, os maus momentos também não podem ser motivos. Às vezes, uma estratégia não dá certo, mesmo com empreendedores mais experientes. Nesse caso, agir é inevitável, mesmo porque, se tudo continuar na mesma, a situação não vai mudar.

As dicas do tópico 4 valem também para este: ler bastante, relaxar para ter novas ideias e reunir a equipe, principalmente as pessoas que estão mais próximas dos clientes.

Dependendo do problema, pode ser até necessária uma ajuda especializada. Não tenha medo e faça o que for possível para melhorar a situação.

6 – Tenha processos

Você já deve ter ouvido falar que o melhor negócio é aquele no qual o dono pode se ausentar por um tempo, que tudo transcorre normalmente. Se você acha isso impossível, aposte nos processos e comprove.

Quando se tem tudo definido, independentemente se é a administração de um hotel ou qualquer outra empresa, todos os colaboradores se sentem mais seguros ao desempenhar suas funções.

Dessa forma, eles não precisam ser cobrados a todo o momento por seus afazeres, deixando o gestor muito mais livre para fazer o que realmente compete a ele: administrar.

O resultado não poderia ser diferente: satisfação. Começando pelos funcionários, que terão mais espaço para mostrar suas habilidades, e, como consequência, os clientes, que terão serviços de altíssima qualidade.

7. Conte com parceiros

Essa é uma dica que funciona tanto para administrar uma pousada quanto para a gestão financeira dela: tenha bons parceiros ao seu lado. Serão eles os responsáveis por conseguir manter muitas das funções do negócio em dia, com qualidade e presteza.

Por exemplo, se você terceirizar as funções de limpeza, ter um parceiro no setor de conservadora pode ser fundamental para garantir que esse trabalho será realizado com seriedade e garantir os níveis de satisfação do seu cliente quanto a isso, bem como evitar que ocorram problemas dessa natureza.

Imagine, por exemplo, que um parceiro que não seja confiável não preste esse serviço com eficiência e seu cliente, após entrar em um quarto, encontra falta de higiene, com sujeiras e vestígios do último hóspede ainda presentes. Péssimo para a imagem da sua pousada, não é mesmo?

Além disso, bons parceiros conseguem realizar preços mais vantajosos para os produtos e serviços oferecidos, reduzindo custos e gerando vantagens financeiras para seu negócio.

8. Conheça o perfil do seu hóspede

Para oferecer o melhor serviço para seus hóspedes, é fundamental compreender quais suas principais dores, expectativas, necessidades, questões, o que preferem, o que não gostam, o que desejam como experiência durante a hospedagem, entre outros.

Para que entenda isso, é fundamental conhecer bem o perfil e tipo de hóspede que, normalmente, está presente em seu negócio. Isso porque algumas diferenças podem representar mudanças significativas na forma de administrar uma pousada.

Por exemplo, se o público é, tradicionalmente, famílias que levam crianças, será necessário criar atrações que entretenham os pequenos e oferecer uma estrutura que ofereça maior segurança para eles.

Já se o perfil do hóspede for mais voltado para negócios, não há uma necessidade tão urgente de investir nesse tipo de estrutura. É claro que podem surgir famílias com crianças, mas serão ocasiões pontuais, e não um perfil rotineiro em seu negócio.

Quando o perfil padrão do seu cliente é identificado, a administração consegue direcionar seus esforços para prestar o melhor serviço para o seu potencial cliente, bem como realizar uma divulgação eficiente para esse público.

9. Melhore o relacionamento com o cliente

Quando falamos no setor hoteleiro, estamos lidando com pessoas que estão viajando sob alguma perspectiva, seja descansar, relaxar ou a trabalho. Elas, portanto, querem ter uma experiência diferenciada em sua pousada ou hotel.

Uma das formas de conseguir se aproximar e gerar uma maior chance de fidelização é melhorando o relacionamento com seu cliente. Isso pode ser feito por meio de:

• atendimento personalizado;
• canais de comunicação facilitados;
• pesquisas de satisfação;
• divulgação e atendimento nas redes sociais feito com direcionamento para o público adequado;
• treinamento dos seus colaboradores para uma aproximação mais consistente com seu cliente, entre outros.

6 dicas para uma gestão financeira de excelência

Além das medidas úteis para atrair, satisfazer e fidelizar clientes, o financeiro também é um tópico importante na administração de um hotel.

As contas em ordem, bem como a correta aplicação dos recursos do negócio, também podem abrir espaço para investimentos em novos projetos, reforçando as 6 dicas já mencionadas.

Veja como garantir a saúde financeira do seu hotel.

1. Saiba quais são as suas despesas

Parece simples, mas, no meio de tantas contas, não é difícil ter algo não identificado. Você precisa saber o quanto gasta com cada item que faz o hotel funcionar em um determinado período: folha de pagamento, limpeza, contas de água, energia elétrica, telefone e internet, alimentação, entre outros.

Com tudo controlado, você saberá quando algo sai do preço médio, principalmente quando o limite é ultrapassado. Você pode verificar o porquê da alteração, sem contar possíveis fraudes, muito mais difíceis de serem realizadas quando tudo é controlado.

2. Cobre um preço justo

Muitas vezes, a ansiedade para conquistar novos clientes e aumentar o faturamento faz com que alguns itens fiquem comprometidos. Um dos principais é o preço.

No entanto, não adianta ter um bom preço se ele não sobre todas as despesas que você tem para realizar aquele serviço e ainda ter uma margem de lucro que permita a administração do hotel. Esses custos englobam água, energia elétrica, alimentação, limpeza, pagamento de pessoal, entre outros.

Um bom parâmetro é o preço dos concorrentes. Estar por dentro deles faz com que você pratique valores justos, que não estejam muito acima, pois isso também é prejudicial. Obviamente, é importante comparar facilidades oferecidas, para que todo o processo seja justo.

3 – Elimine despesas desnecessárias

Cada caso é bem particular e o que é indispensável para um, pode não ter essa condição para outro. Por isso, é importante avaliar todos, para se ter uma ideia do que pode ser eliminado ou não. Esse processo nunca pode ser aleatório.

Sabendo para aonde vai cada centavo da sua verba, o passo número 1, é importante também para isso. Além de garantir um menor valor para a operação do hotel, também ajuda a disponibilizar verba para outros projetos.

4. Separe as despesas pessoais e corporativas

Essa dica também é bastante geral e não se prende apenas ao ato de administrar um hotel. Gastos da empresa e pessoais devem ser minuciosamente separados. Pegar dinheiro do caixa para cobrir algumas despesas não relacionadas ao negócio ou vice-versa não é e nunca será uma prática saudável.

Assim como todos os colaboradores, o gestor também deve ter uma remuneração fixa, chamada de pró-labore, que também deve aparecer na planilha de gastos da empresa. Dessa maneira, até mesmo o controle das saídas se torna mais simples.

5. Organize as compras da pousada

É fundamental manter um bom controle das compras realizadas para sua pousada ou hotel. O impacto pode ser tanto um maior desperdício, ou seja, gastar com a aquisição de itens desnecessários naquele momento quanto ficar sem itens fundamentais para o seu estoque.

Por exemplo, imagine, em período de alta temporada, ficar sem produtos de limpeza para realizar a higienização dos quartos? Até que o problema seja resolvido, podem ocorrer atrasos na liberação das acomodações para os seus clientes.

O mesmo pode ocorrer na via oposta: a aquisição de alimentos perecíveis em excesso pode gerar prejuízos e desperdícios.

Por isso, mantenha uma planilha sempre atualizada dos itens em estoque, bem como analise o gasto médio diário, para manter o equilíbrio na organização interna do almoxarifado.

6. Use o hotelflow

O hotelflow é um sistema web para gerenciamento de pousadas e hotéis.

Isso não é só para diminuir a margem de erro nas contas. É também um mecanismo para ganhar tempo na administração de uma pousada.

O hotelflow permite que você tenha acesso aos dados gerenciais em qualquer dispositivo, computador, tablet ou até mesmo seu smartphone. Basta estar conectado à internet.

Se surgirem dúvidas quanto ao manuseio, você tem acesso ao suporte instantaneamente, com apenas alguns cliques.

Além disso, não é necessário instalar programas ou aplicativos. Como tudo é controlado através da internet, nada é consumido da memória do seu dispositivo, seja ele qual for. Tudo é muito fácil e sem burocracia.

Para saber mais sobre esse tópico em especial, entre em contato conosco. Você conhecerá soluções incríveis para administrar seu hotel de forma eficiente, tendo todos os dados onde você estiver.

Não se esqueça: sempre que precisar fazer um investimento extra, planeje! Tendo uma noção clara da origem e destino desse montante, você terá seu principal objetivo alcançado mais facilmente — crescer o empreendimento — e sem surpresas negativas.

Para ter mais dicas sobre administração de hotéis e soluções para seu negócio, acompanhe também os outros textos deste blog. Aproveite e visite-o sempre que puder, pois, periodicamente, há conteúdo novo e exclusivo para você.

Comente em caso de dúvidas ou então para relatar sua experiência. É sempre um prazer ouvi-lo! E não se esqueça de deixar seus dados para obter mais informações sobre uma gestão hoteleira de qualidade.