A integração de processos diz respeito à série de ações com objetivo de integrar as diferentes tarefas realizadas em um estabelecimento, oferecendo uma visão do negócio como um todo.

Por meio dele, é possível realizar uma governança mais eficiente do seu hotel, conseguindo resolver gargalos existentes e promover um crescimento sustentável para a empresa. Para isso, é importante que o gestor compreenda como ocorre essa mudança, sua importância e os benefícios da integração.

Você já implementa essa metodologia em seu hotel? Sabe os impactos de ter um negócio com áreas desintegradas? Então leia este conteúdo e tire suas dúvidas sobre o tema!

Quais são os impactos de um hotel com áreas desintegradas?

Um hotel com áreas desintegradas pode passar por uma série de problemas que pode agravar seriamente a governança do local. Alguns deles são:

  • desperdício com compras inadequadas e gargalos organizacionais;
  • mau atendimento ao cliente;
  • gastos excessivos e desnecessários;
  • falta de uma visão geral sobre o hotel;
  • atrasos em entregas;
  • perda de diferencial competitivo perante seus concorrentes locais, entre outros.

Quais os passos para integrar processos em um hotel?

Para que a estratégia seja utilizada com excelência, de modo a obter benefícios para seu negócio, é fundamental seguir passos importantes. A seguir, confira alguns dos mais relevantes!

Identificação das atividades internas

Anote quais são as atividades internas do seu hotel, separando por categorias e entendendo o que é operacionalizado dentro de cada uma delas. Entre as divisões possíveis, pode-se citar:

  • administrativo — RH, compras, marketing, comunicação, vendas, setor financeiro e contábil;
  • serviços — recepção, limpeza, elaboração de eventos e alimentação;
  • relacionamento com o cliente — atendimento ao cliente, pós-venda, pesquisa de satisfação, marketing de relacionamento, programa de fidelidade e promoções.

Mapeamento de processos

Lista feita? Agora é hora de entender como os processos ocorrem e de que forma eles se encontram e interferem um nos outros. Além disso, há perguntas interessantes que devem ser respondidas sobre:

  • tempo necessário para cada função;
  • o intervalo de tempo no qual elas devem ser executadas;
  • os responsáveis por cada tarefa;
  • os objetivos de cada um dos processos;
  • em que contexto eles estão inseridos.

Uso de um software específico de integração

As tecnologias permitem uma melhor gestão de processos, bem como uma integração consistente entre os setores. Por esse motivo, os softwares específicos, dedicados para a área hoteleira, podem ser grandes aliados nos processos.

Quais os benefícios da integração de processos de um hotel?

Tendo em vista o que pode ser feito para integrar os processos dentro de seu negócio, entenda a seguir quais são os principais benefícios de investir nessa estratégia!

Processos internos mais claros e transparentes

Com um maior número de informações em mãos, interligando setores, é possível compreender a dinâmica dos processos internos com maior clareza, identificando de que forma eles se complementam no dia a dia.

Por exemplo, entender como as ações do setor de compras interferem diretamente no de limpeza pode mostrar para o gestor de que forma ele deve agir para realizar uma gestão de estoque eficiente e permitir que os colaboradores responsáveis pela higienização do local possam atuar com eficiência cotidianamente.

Fluxos de trabalho melhor organizados

Pense no tempo demorado para conseguir identificar como os fluxos de trabalho se dão dentro do seu hotel. Complicado, não é mesmo? Fluxos mais organizados, devido à integração de processos, são capazes de auxiliar em tomadas de decisões mais eficientes.

Público interno satisfeito e motivado

Pense no quanto seus colaboradores sofrem para realizar as atividades internas com eficiência, sem ter que ficar solicitando rotineiramente dados importantes por parte dos gestores de outros departamentos.

Um trabalho com mais fluidez gera também pessoas mais motivadas para exercerem suas atividades, bem como permite uma redução considerável de erros. Com isso, todos ficam satisfeitos.

Redução de falhas e desperdícios

Um dos grandes vilões dos rendimentos das organizações é o desperdício de recursos, principalmente quando geram falhas e problemas. Isso ocorre, principalmente, por uma falta de integração consistente entre os setores, de forma a observar como reduzir gargalos operacionais.

Por exemplo, seu hotel pode estar desperdiçando dinheiro ao contar com dois softwares diferentes que têm as mesmas funcionalidades, mas aplicados em setores diferentes. São duas licenças adquiridas, para áreas diferentes, que podem cumprir a mesma função.

Com a integração, é possível que um mesmo sistema seja utilizado para fornecer informações para ambos os setores, pagando apenas uma licença, além de reduzir os gargalos internos.

Recursos melhor utilizados

Os recursos da sua empresa precisam ser otimizados para minimizar desperdícios, como dito acima, que podem conduzir a prejuízos consideráveis. Por exemplo, uma maior integração do setor de compras com os demais pode fazer com que a aquisição de recursos seja feita de forma racional, sem faltar produtos nem gerar compras excessivas que podem representar desperdício de dinheiro.

Os recursos não se limitam apenas às finanças, afinal, tempo, energia, disposição dos colaboradores também correspondem a pontos que são otimizados com a integração de processos em seu hotel.

Outros benefícios que se pode listar para investir em integração de processos são:

  • melhor gestão dos riscos inerentes à atividade hoteleira;
  • consolidação da imagem do hotel;
  • geração de diferenciais competitivos.

Como um software pode auxiliar na otimização dos processos internos?

Usar softwares específicos para o setor hoteleiro pode ser uma forma interessante de conseguir melhores resultados e realizar uma integração consistente em sua empresa. Veja alguns dos benefícios de adotar essa solução:

  • melhora a confiabilidade das informações internas;
  • permite uma visualização dos fluxos de processos de forma mais segura e prática;
  • agiliza processos;
  • minimiza a incidência de erros;
  • reduz burocracias;
  • diminui o tempo de espera do cliente.

O sistema, além de realizar um controle adequado dos processos internos, também pode contar com outras funções importantes para a organização, tais como:

  • gerenciamento de reservas;
  • alterações em site de reservas;
  • acompanhamento da ocupação do local e das limpezas a serem realizadas.

Realizar a integração de processos é fundamental para ter em suas mãos uma visão geral e sistêmica do seu hotel. Com isso, é possível fazer as modificações necessárias e ter melhores resultados para uma melhor governança e potencialização da rentabilidade.

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