O uso de planilhas de Excel para gestão foi, por muito tempo, a principal opção dos administradores e diretores para acompanhar os dados das empresas de forma geral — e no setor hoteleiro não foi diferente.

Por muito tempo essa foi a melhor solução para os negócios. No entanto, será que essa ainda é, de fato, a escolha ideal para os hotéis e pousadas? Ou será que há alternativas melhores? Neste artigo, vou mostrar para você motivos para não utilizar o Excel como solução para seu hotel. Acompanhe e tire suas dúvidas sobre o tema!

Gera problemas ao lidar com o número de planilhas

Quando seu hotel é pequeno e lida com poucos setores e informações, é possível administrar a gestão com algumas planilhas no Excel. Contudo, de acordo com o modo em que vai crescendo e aumentando a complexidade dos dados trabalhados, essa pode se tornar uma tarefa difícil.

Tanto para o preenchimento quanto para a análise, um maior número de documentos pode fazer com que seus gestores se percam e, assim, gerar erros e inconsistências que prejudicam o seu negócio.

Imagine, por exemplo, um preenchimento inadequado do controle de inventário — o resultado poderá ser desastroso, gerando falta de itens importantes, até mesmo, para a experiência do cliente no local.

Não é recomendado para o gerenciamento integrado

Um ponto cada vez mais importante para as organizações do setor hoteleiro é saber fazer um gerenciamento integrado do seu negócio. Para isso, uma visão holística do seu hotel é fundamental na hora de identificar quais pontos estão gerando gargalos que podem prejudicar outras áreas do seu negócio.

As planilhas vão na contramão dessa tendência, fazendo com que se separe os dados existentes, sendo necessário um maior esforço dos analistas para identificar quais são as conexões entre esses conteúdos a fim de promover ações conjuntas entre os diferentes setores.

Por exemplo, esse tipo de ação pode gerar uma demora na resposta diante de uma crise que esteja surgindo em seu negócio e, consequentemente, acarretar mais prejuízos para a empresa — e ninguém quer isso, não é mesmo?

Pode dificultar a tomada de decisões

Os dados coletados pelo seu negócio podem ser extremamente úteis para tomar decisões mais acertadas que consigam, de fato, fazer seu negócio crescer e alavancar os resultados. Entretanto, de nada adiantarão se os analistas não conseguirem visualizar as informações e realizar conjecturas diante do quadro apresentado.

Por exemplo, uma visão conjunta dos dados de marketing e das reservas realizadas podem apresentar insights interessantes que se mostrarão como janelas de oportunidades para seu negócio. No entanto, isso não surtirá efeito se os gestores não conseguirem visualizar isso em suas análises, devido às dificuldades de observação das informações apresentadas.

Como as planilhas não são integradas e, muitas vezes, não apresentam formas simplificadas de análise dos dados, pode se tornar bastante complicado conseguir visualizar os pontos necessários para tomar decisões que sejam seguras e concernentes com o momento atual do seu hotel.

É mais trabalhoso do que outras opções

Por mais que se automatize a entrada de dados nas planilhas, ela pode ser mais trabalhosa do que outras formas de obtenção e processamento de dados em seu hotel. O tempo consumido com seu preenchimento poderia ser destinado para outras questões importantes do seu negócio, como planejamento estratégico, identificação de brechas de oportunidade e análises mais inteligentes.

Por exemplo, softwares de gestão hoteleira fazem registro de alguns dados de forma automatizada, bem como realizam determinadas análises técnicas em um tempo muito mais reduzido. Bastam apenas alguns cliques, bem como a inserção de dados que já fazem parte da rotina do negócio. Assim, torna-se possível ter resultados mais rápidos do que o preenchimento manual das planilhas.

Falta de mobilidade de dados

Planilhas no Excel tendem a impedir que seja possível mover os dados entre sistemas, de forma que, em muitos casos, é preciso fazer o famoso “copia e cola” entre eles para que se possa transferi-los. Pode parecer que isso consome poucos minutos, mas, se você perceber o quão demorado é o processo para realizar todas essas trocas ao longo de um mês, a soma poderá representar um tempo precioso de sua rotina.

Em softwares de gestão específicos, esse tipo de ação pode ser feita por um clique, a fim de agilizar o processo, minimizando o tempo total na mobilidade de informações. Em alguns casos, devido à natureza holística do sistema, o preenchimento já atende a duas listas diferentes.

Não é confiável

As planilhas dependem de preenchimento manual, ou seja, estão mais suscetíveis a erros humanos nos processos. Muitas vezes, essas falhas podem ser cruéis e gerar prejuízos que comprometam a gestão do seu negócio.

Se uma pessoa deixa de colocar em uma planilha uma determinada reserva, por exemplo, um outro colaborador pode registrar uma outra pessoa no quarto e, consequentemente, gerar o desconforto de um overbooking, prejudicando a imagem do seu hotel ou pousada no mercado.

Atrasa possíveis análises

Uma crise pode estar surgindo em seu negócio e pode passar despercebida porque os dados não estão claros para os analistas de cada área. Por exemplo, um problema de imagem (como aumento no número de comentários negativos, reduções de curtidas, entre outros) do seu hotel pode estar acontecendo e os responsáveis pelo marketing não conseguem visualizá-lo porque as planilhas impedem a observação da questão.

Desse modo, o responsável só verá a situação quando ela se apresentar de forma mais grave, o que poderá já ter gerado prejuízos consideráveis para seu hotel a longo prazo. Com um software específico para a área, esses dados se apresentam de forma mais clara, permitindo que os profissionais consigam notar a crise logo de início e, assim, minimizar possíveis danos.

O uso de Excel para gestão cumpriu um papel importante ao substituir as planilhas de papel, permitindo que os gestores pudessem acompanhar os dados do negócio mais facilmente. No entanto, com o avanço tecnológico, opções mais modernas e eficientes surgiram. O hotelflow, por exemplo, permite um gerenciamento de reservas mais efetivo, minimizando problemas e observando os principais indicadores dessa área (como o cálculo automatizado do RevPar).

Quer entender mais sobre esse assunto? Entre em contato e converse com um dos consultores sobre os diferenciais do hotelflow!

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