Administrar um hotel ou pousada pode ser um verdadeiro desafio sem o auxílio das técnicas e ferramentas corretas. Afinal, são tantos pontos que devem ser observados, não é mesmo? Para manter os níveis elevados de satisfação do cliente, é necessário ter alto grau de eficiência e buscar sempre as melhores soluções a serem aplicadas no ambiente interno.

Uma das formas de conseguir isso é por meio de um PMS para hotel. Essa solução consegue resolver uma série de questões importantes do setor de hotelaria de forma automatizada e eficiente, melhorando os processos internos.

Entenda o que é PMS para hotel e conheça os benefícios para seu negócio em nosso artigo. Boa leitura!

O que é PMS para hotel?

PMS (Property Management System, ou Sistema de Gestão de Propriedade) é um software que permite auxiliar na gestão de um negócio no setor hoteleiro. Sua função é reunir, em um mesmo lugar, todas as informações fundamentais para uma boa gestão do empreendimento, de forma integrada.

Ele consegue, por exemplo, convergir nos bancos de dados as informações de registros de clientes, controle de promoções oferecidas pelo negócio, as tarifas vigentes no momento, análises de custos, contratos internos, entre outros, que cumprem funções essenciais, como veremos a seguir.

Gestão de hospedagem

O controle de entrada e saída de hóspedes precisa ser impecável, independentemente da modalidade de estabelecimento hoteleiro que você tenha (hotel, pousada, entre outros). Lembre-se de que isso não diz respeito a apenas realizar check-ins e check-outs.

Afinal, é preciso verificar as condições do quarto antes da entrada e após a saída, encaminhar as equipes de limpeza periodicamente, deixar o ambiente disponível no allotment, entre outros pontos.

São ações que, quando feitas de modo isolado, podem parecer tranquilas, não é mesmo? No dia a dia, porém, com possíveis correrias e diversas ações sendo realizadas ao mesmo tempo, algumas dessas funções pode ser esquecida ou registros serem feitos de forma inadequada.

Por isso um sistema PMS é importante. Ele automatiza e alerta sobre alguns desses pontos, descomplicando as funções que citamos acima e proporcionando agilidade no processo de preparação dos quartos para os clientes.

Registro dos hóspedes

Nenhum hóspede gosta de perder tempo no processo de registro ao chegar no estabelecimento hoteleiro, não é mesmo? Conseguir ter maior eficiência e agilidade no check-in pode ser um diferencial incrível para o negócio.

Além disso, é o momento no qual torna-se possível estabelecer um bom relacionamento com seu hóspede, por meio de uma comunicação eficiente e coleta de dados importantes para conhecer bem seu público.

O sistema PMS auxilia nisso por meio de algumas funções. Vamos dar um exemplo. No ato do registro, o hóspede fornece dados como endereço de e-mail, data de aniversário e é possível verificar a frequência de hospedagem dele na organização.

Assim, quando chegar próximo ao aniversário, o próprio sistema, de forma automatizada, poderá encaminhar uma mensagem com uma promoção oferecendo uma diária, caso a pessoa fique o número de dias que tradicionalmente se hospeda no local, por exemplo. Essa é uma ação interessante e que tem grande potencial de gerar relacionamento com o cliente.

Controle financeiro

O PMS também permite, por meio do módulo de finanças, gerenciar os aspectos de entrada e saída de dinheiro, pagamento de serviços e hospedagem, gerenciar promoções e elevações de tarifa de diária em períodos de alta demanda, entre outros pontos.

Com isso, o controle orçamentário e o fluxo de caixa terão mais eficiência, será possível conseguir melhores resultados e lucratividade para seu negócio.

Como o PMS consegue entregar melhor experiência para hóspedes?

Diante do que falamos acima, não é difícil perceber como o PMS consegue entregar uma melhor experiência para o seu hóspede. Alguns dos pontos que merecem ser ressaltados são:

  • cliente mais satisfeito com um check-in ágil e direcionado;
  • possibilidade de atendimento personalizado e promoções;
  • agilidade para liberação de quartos e saída no ato de check-out;
  • encaminhamento de pesquisa de satisfação após a estadia da pessoa no hotel;
  • acompanhamento do perfil do seu hóspede, entre outros.

Quais as vantagens do PMS para os estabelecimentos?

A adesão do PMS em seu hotel pode trazer uma série de benefícios. Entender cada uma delas pode deixar mais claro o quanto esse software é necessário para a sua empresa. Veja as principais vantagens a seguir.

Redução de custos

O PMS permite agilizar e reduzir gargalos em ações internas que sejam realizadas de forma manual, minimizando erros que possam gerar prejuízos para seu negócio.

Rapidez no atendimento

O PMS permite atendimento ao seu cliente em todas as etapas do processo de hospedagem com presteza e qualidade. O check-in, as solicitações durante o período de permanência da pessoa no hotel até as comunicações após o check-out, enfim, todo o processo pode ser otimizado por meio do sistema.

Maior segurança nos processos

Por ser um sistema que opera de forma automatizada, suas operações tendem a terem um menor índice de falhas, já que se reduz o componente humano de boa parte do processo. Com isso, é possível ter uma maior certeza das ações realizadas, principalmente no que concerne a questões financeiras e dados dos hóspedes.

Fidelização do cliente

Quando o hotel consegue prestar um serviço de qualidade, eficiente e que consegue encantar o hóspede, sem dúvida ele se sentirá tentado a continuar frequentando seu estabelecimento. Lembre-se que, na maioria das vezes, o seu cliente está ali com o objetivo de se divertir e relaxar e, por isso, a experiência precisa ser inesquecível.

Como escolher o melhor PMS para seu hotel?

Diante de todos os benefícios que falamos acima, é fundamental ter consciência que não é apenas ter um sistema PMS em seu hotel que basta. Ele também precisa ser o melhor. Para isso, é importante considerar algumas variáveis importantes para definir a melhor escolha. São elas:

  • a empresa responsável de fato entende quais são as necessidades e demandas da área hoteleira;
  • a produtora precisa se dedicar a sempre melhorar o software oferecido;
  • as funcionalidades precisam se adequar às demandas da empresa hoteleira;
  • a empresa precisa oferecer o suporte necessário em caso de problemas e indisponibilidades diversas;
  • o sistema precisa ser estável;
  • o software precisa ter boas recomendações de outros clientes.

Diante disso, é possível saber qual será a melhor escolha para seu negócio, conseguindo alavancar os resultados com o uso da ferramenta correta.

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